Toistuvaislaskutus

Kuukausilaskutus ja vuosilaskutus onnistuu helposti Laskuharin toistolaskutoiminnolla. Sillä voit määrittää laskun automaattisesti toistuvaksi joko osittain tai kokonaan. Toistuvaislaskutusta voi käyttää mm. vuokrien ja jäsenmaksujen ajastettuun laskuttamiseen.

Miten luon toistuvan laskun?

Laskujen toistuvuus määritetään laskurivikohtaisesti. Laskulomakkeella jokaisella laskurivillä on pieni sininen / vihreä kalenterin kuvake rivin lopussa, jota klikkaamalla rivin toistuvuusasetukset saa näkyviin.

1. Valitse laskutuksen toistoväli Toista rivi-pudotusvalikosta.
2. Kirjoita, kuinka monta päivää ennakkoon haluat, että lasku luodaan.
3. Valitse, haluatko luoda laskun vain arkipäivisin vai myös viikonloppuna
• Jos valitset "ma-pe", ja toistuvan laskun päiväys sattuisi viikonlopulle, se luodaan jo perjentaina
4. Valitse toistopäivä
• Jos haluat, että lasku toistetaan aina tiettynä kuukauden päivänä, syötä päivän numero tähän kenttään
• Nolla tarkoittaa, että lasku toistetaan päivästä riippumatta, toistovälin mukaan.
5. Valitse lasketaanko toistopäivä eräpäivän mukaan
• Jos rastitat kohdan "Eräpäivän mukaan", luodaan lasku ennakkoon siten, että sen eräpäivä asettuu aina valittuun kuukauden päivään. Tällä tavoin voit laskuttaa esimerkiksi vuokran siten, että vuokran eräpäivä on aina kuun 5. päivä.
6. Seuraava toisto -kohdasta näet, milloin laskurivi toistetaan valitsemillasi asetuksilla.
• Siirrä hiiri päivämäärän päälle, niin näet listan seuraavista 12 toistopäivästä
7. Valitse jatkuvuus
   • "Jatkuva" = toista, kunnes toistuvuus keskeytetään erikseen
   • "muu:" = määritä itse, montako kertaa uusintalasku luodaan
8. Valitse automaatio
• Valitse "Manuaalinen lähetys", jos haluat, että lasku luodaan toistopäivänä Laskuhariin, mutta lähetät sen erikseen itse. Valitse "Automaattinen lähetys", jos haluat, että lasku lähetetään automaattisesti toistopäivänä asiakkaalle asiakkaan oletuslaskutustavalla.
9. Valitse alennusprosentti
   • Toistolaskussa käytetään tätä alennusprosenttia tällä rivillä.
10. Laita halutessasi rasti kohtaan "Käytä näitä asetuksia kaikissa laskuriveissä"

Miten peruutan toistuvan laskun?

Toistuvan laskun voi peruuttaa määrittämällä laskurivien toistuvuusasetuksista uudelleenlaskutuksen kohtaan "Ei koskaan". Huomaathan tehdä tämän kaikkien laskurivien kohdalla, jotka on ajastettu. Voit myös laittaa ensimmäisen rivin kohdalla rastin kohtaan "Käytä näitä asetuksia kaikissa riveissä", jolloin koko laskusta poistuu toistuvuus. Tallenna lasku lopuksi.

Toistolaskuista aina ainoastaan viimeisimmässä on toistoasetukset päällä, joten sinun ei tarvitse kiertää kaikkia toistettuja laskuja läpi, jos haluat peruuttaa toistuvuuden.

HUOM! Jos poistat viimeisimmän uudelleenlaskutetun laskun, poistuu uudelleenlaskutus päältä! Jos haluat jättää esim. yhden laskun uudelleenlaskutuksesta välistä, voit muuttaa seuraavan toistolaskun päiväysta kohdasta Työkalut > Raportit > Tulevat laskut, tai muutta edellisen toistolaskun "Ennakko"-kenttään miinusmerkkisen luvun.

Voit myös poistaa viimeisimmän uusintalaskun toistuvuuden ja luoda täysin uuden laskun ja määrittää se ajastetuksi ja toistuvaksi.

Vuokrien laskuttaminen toistuvaislaskutuksella

Haluatko laskuttaa isännöimiesi kiinteistöjen vuokrat automaattisesti joka kuukausi? Se onnistuu helposti Laskuharin toistuvaislaskutuksella. Voit määrittää vuokrat laskutettavaksi siten, että laskun eräpäivä on aina esim. kuukauden 15. päivä.

Luo aluksi lasku normaaliin tapaan, ja syötä siihen laskurivi, jonka haluat laskuttaa toistuvaislaskutuksella. Voit käyttää laskuriveillä erilaisia tageja, jotka korvataan automaattisesti tietyillä teksteillä, kuten kuukauden nimellä, laskun päiväyksellä, eräpäivällä tai toistojakson viimeisellä päivällä.

Klikkaa sitten sinistä kalenterin kuvaketta laskurivin perässä ja syötä oheisen kuvan mukaiset asetukset ja klikkaa Tallenna. Tallenna lopuksi vielä lasku. Mallin mukaisilla asetuksilla tehdään lasku, joka toisetaan kuukausittain siten, että laskun eräpäivä on aina kuun 15. päivä.

Sallitut tagit laskuriveillä

• %kuukausi% = laskun päiväyksen mukainen kuukauden selkokielinen nimi pienillä kirjaimilla, esim "joulukuu"
• %Kuukausi% = laskun päiväyksen mukainen kuukauden selkokielinen nimi isolla alkukirjaimella, esim "Joulukuu"
• %kuukauden% = laskun päiväyksen mukainen kuukauden selkokielinen nimi pienillä kirjaimilla muodossa "joulukuun"
• %Kuukauden% = laskun päiväyksen mukainen kuukauden selkokielinen nimi isolla alkukirjaimella muodossa "Joulukuun"
• %pvm% = laskun päiväys muodossa pp.kk.vvvv
• %erapvm% = laskun eräpäivä muodossa pp.kk.vvvv
• %vuosi% = laskun päiväyksen vuosiluku
• %vuosi_erapvm% = laskun eräpäivän vuosiluku
• %alkupvm% = kuluvan toistojakson ensimmäinen päivä muodossa pp.kk.vvvv (sama, kuin laskun päiväys)
• %loppupvm% = kuluvan toistojakson viimeinen päivä muodossa pp.kk.vvvv (seuraavan toistolaskun päiväys miinus yksi päivä)
• %alkukuu% = kuluvan toistojakson alkupäivän kuukauden nimi selkokielisenä
• %loppukuu% = kuluvan toistojakson loppupäivän kuukauden nimi selkokielisenä

Laskun lisätietoteksti toistuvalla laskulla

Toistuvalle laskulle ei aina haluta näkymään lisätietotekstiä edelliseltä laskulta. Edellisellä laskulla voi olla esimerkiksi teksti "Tämä lasku korvaa aiemman samalla laskunumerolla lähetetyn laskun" tai muita huomioita, joita on tarkoitettu näytettäväksi vain sillä laskulla.

Tästä syystä oletuksena toistolaskulta poistetaan lisätietoteksti. Jos haluat säilyttää tietyn rivin lisätietotekstistä toistuvalla laskulla, lisää sen rivin alkuun kaksi /-viivaa, esim. "//Tämä rivi tulee myös toistolaskulle". Jos käytät lisätietotekstissä tageja, ne rivit tulevat automaattisesti toistolaskulle, esim. "Isännöintipalkkio ajalta %alkupvm% - %loppupvm%" jää automaattisesti myös toistolaskulle.

Verkkotunnusten eli domainien laskutus vuosittain

Verkkosivujen ylläpitäjät voivat helposti laskuttaa verkko-osoitteiden eli domainien vuosimaksuja sekä kotisivutilan tai webhotellin vuosimaksuja Laskuharilla.

Syötä laskutettavan domainin laskurivin asetuksiin toistoväliksi "1 vuosi" (tai muu aika, joksi domain on rekisteröity). Jos olet juuri rekisteröinyt domainin, haluat todennäköisesti laskuttaa sen ensimmäisen kerran hieman ennakkoon, jotta asiakkaalla on aikaa perua tilaus, mikäi ei halua domainia enää uusia. Syötä siis Ennakko-kenttään esimerkiksi 30 päivää. Tällöin ensimmäinen toistolasku luodaan 30 päivää ennen domainin vanhenemispäivää.

Syötä toistopäiväksi domainin rekisteröintipäivä (päivän numero). Tällöin toistolasku luodaan aina kuukauden samana päivänä, kuten domainin voimassaolo yleensä määritetään.

Jos olet toteuttanut asiakkaallesi verkkosivut, ja haluat, että domain kuuluu vuodeksi mukaan kauppaan, voit määrittää laskuriville alennusprosentiksi 100% ja toistuvuusasetuksiin alennusprosentiksi 0%. Tällöin ensimmäisellä laskulla hinta on 0 euroa, mutta toistuvilla laskuilla normaali hinta. Voit liittää samaan laskuun myös verkkosivujen toteutusmaksun, koska toistuvuus asetetaan laskurivikohtaisesti.